원격으로 진행되는 화상회의는 공간의 제약이 없어서 원활한 인터넷 환경만 갖춰져 있다면 지구 반대편에서도 참석이 가능하다는 장점이 있습니다.

하지만 공간상의 이점만으로 회의가 효율적으로 진행되는 것은 아니죠. 주로 화상통화로 진행되는 화상회의는 줌(Zoom)이나 구글 미트(Meet), 마이크로소프트 팀즈(Teams), 스카이프(Skype)등과 같은 화상회의 프로그램을 이용해 회의에 참여할 수 있는 링크를 생성하고 참여자들에게 공유합니다.

이제 회의를 효율적으로 잘 진행하는 일이 남았네요. 오늘은 GitLab에서 만든 화상회의를 위한 체크리스트에는 어떤 것들이 있는지 소개해드리려합니다.

1. 회의 참석 여부를 선택할 수 있는가?

아마 직장인이라면 누구나 이메일로도 충분히 해결 가능한 일을 가지고 회의하며 시간을 낭비한 경험이 있을 겁니다. 여러 직원들이 다양한 시간대에서 일하는 원격근무 기업일수록 실시간으로 진행되는 화상회의가 비효율적이고 참여자들에게 부담으로 다가올 수 있습니다.

최대한 비동기 커뮤니케이션으로 업무를 진행하고, 회의를 진행하더라도 필수인력을 제외하고는 참석을 선택할 수 있도록 하세요. 무작정 회의를 만들지 말고 특정 기준을 세우는 것도 도움이 됩니다. 예를 들어 같은 일로 세 번 이상 채팅이나 이메일을 주고 받으며 의견을 주고 받았다면 회의를 하는 게 효율적일 수 있습니다 .

팀원들과 네트워크를 쌓기 위한 기회로 생각하여 화상회의에 참석하는 경우도 있지만 만약 그게 회의 참가의 주된 이유라면 기업은 이 문제를 해결할 수 있는 다른 소통법을 마련하는 게 낫습니다.

2. 꼭 필요한 미팅인가?

명확한 주제와 적절한 준비 없이 진행되는 회의는 아예 안 하는 게 낫습니다. 회의가 시작되었더라도 필요한 자료가 준비되지 않았거나 필수 인력이 참가하지 않았다면 바로 취소하는 것도 리더에게 필요한 역할입니다. 상황을 빠르게 판단하고 모두의 시간이 낭비되는 것을 막는 결정이니까요.

3. 제 시간에 시작해서 제 시간에 끝나는가?

회의 참가자 모두를 위해서라도 제시간에 회의를 시작하고 끝내는 것은 꼭 지켜야할 사항 중 하나입니다. 회의 일정을 공유할 때 시작 시간과 종료 시간을 함께 포함하고 이 시간을 지킬 수 있도록 합니다.

4. 회의에 주요 안건이 있는가?

“안건이 없다면 회의도 없다”라는 말을 염두에 두고 업무 관련 회의를 위한 초대장을 보낼 때 회의 안건이 있는 문서를 미리 공유하는 것이 좋습니다. 문서에는 아래와 같은 내용이 포함되면 됩니다.

회의 제목
같은 회사가 아니라면 직책을 포함한 참석자 이름
배경 정보
회의 참가자가 미리 알거나 검토해야 할 내용
회의의 목적과 결과
참가자들이 동기적 혹은 비동기적으로 질문이나 아이디어를 추가할 수 있는 공간
회의가 녹화된 경우 회의 후에 녹화 링크를 포함하여 회의록 업데이트

안건 없는 회의를 피해야하는 것처럼 여러 개의 안건을 가진 회의도 지양하는 것이 좋습니다.

5. 실시간으로 문서화를 하는가?

화상회의를 진행할 때 중요한 것은 모든 회의를 기록하고 공유하여 다른 팀원들이 논의된 사안을 파악하고 필요한 경우 의견을 남길 수 있도록 하는 것입니다.

가능하다면 회의 중에 문서로 기록하고 이를 위해 아래와 같은 사항들을 참고하세요.

회의 중 참석자들의 의견과 피드백을 기존 의제 항목에 추가
회의에 실시간으로 참여하지 않은 주요 팀원이 내용을 확인할 수 있도록 태그 기능 활용
필요하다면 Otter(한국 기업이라면 ‘클로버’)같은 음성 변환 플랫폼을 이용해 회의를 기록

6. 적절한 툴을 사용했는가?

리모트워크에서 적절한 협력 툴을 사용하는 것은 매우 중요합니다. 원활한 회의 진행을 위해 사안에 따라 적절한 툴을 사용하도록 하세요.

문서 공유: 구글 독스, 구글 슬라이드
화상 통화와 화면 공유: 줌(Zoom)
채팅: 슬랙(Slack)
스케줄 설정 및 일정 공유: 구글 캘린더, 캘린들리(Calendly)

7. 하이브리드 회의(부분원격회의)가 필요한가?

하이브리드 회의는 일부는 실제 회의실에 있고 일부는 원격으로 참여하는 형태의 회의를 일컫습니다. 가능하면 이렇게 참여 형태가 혼재된 원격회의는 피하는 게 좋지만 불가피하게 필요하다면 물리적으로 같은 공간에 앉아 있더라도 모든 이들이 각자 자신의 헤드셋, 카메라를 이용해서 참여하는 것이 좋습니다. 스피커가 겹치거나 소리가 지연되는 등의 문제가 발생할 수 있기 때문에 이왕이면 각자의 공간을 확보하는 것이 더 좋습니다.

원격회의 체크리스트

마지막으로 화상 회의가 잘 끝났다면 논의된 내용에 따라 해야할 액션을 정리하고 필요하다면 다음 회의를 예약하세요. 체크리스트를 따라 회의 일정과 참가자들이 미리 생각을 정리할 수 있는 안건 파일을 정리하고 공유하여 다음 회의도 원활하게 진행될 수 있도록 합니다. 그리고 만약 무언가 놓친 것이 있다면 회의를 녹화한 파일을 다시 보면서 정리할 수 있다는 것이 온라인으로 진행되는 회의의 장점이죠.

이처럼 원격 화상회의를 효과적으로 진행하기 위해서는 사소해 보이지만 중요한 항목들을 염두에 두어야 합니다. 회의를 주관할 일이 잦은 관리자라면 지금 소개해드린 일곱가지 리스트를 체크하며 화상 회의를 준비해보시는 건 어떨까요? 플렉스웍 블로그에서 원격근무 운영과 관련해 소개한 다양한 실무 팁도 살펴보실 것을 추천합니다.

편집 Flexwork

출처 GitLab