세계적인 협업툴 중 하나인 아사나(Asana)의 연구에 따르면 직원들은 재택근무를 할 때 효율이 높은 편이지만 소통이나 협업을 위해서 사무실 근무를 선호한다고 합니다. 원격근무와 사무실 근무가 혼합된 하이브리드 워크가 많아진 요즘, 일하는 장소가 계속 바뀌면서 효율적인 업무 관리에 어려움을 토하는 기업과 직장인들을 위한 팁을 알려드립니다.

하이브리드 워크 스케줄이란?

하이브리드 워크 스케줄은 원격근무와 사무실 근무가 혼합된 근무 방식에서 적용되는 업무 일정을 말합니다. 회사마다 다르지만 많은 회사들이 일주일에 며칠은 사무실에서, 나머지 며칠은 재택근무를 하는 방식을 선택하고 있습니다. 근무 일정을 근로자가 선택하는 경우도 있고, 회사에서 특정 요일을 지정하는 경우도 있습니다.

하이브리드 워크 스케줄 종류, 회사가 정하거나 개인이 정하거나

1) 일괄 스케줄

이 방식에서는 직원들이 관리자나 회사가 정한 공통적인 근무 일정을 따릅니다. 예를 들어, 모두가 월요일부터 수요일까지는 사무실에서 근무, 목요일과 금요일은 재택근무를 하는 식입니다.

3:2 모델

사무실 3일, 재택 2일이 혼합된 방식으로 하이브리드 워크에서 가장 인기 있는 업무 방식입니다. 이렇게 일정을 조절하면 스케줄을 관리하기 수월하고 모든 직원들이 같은 요일에 사무실에서 근무를 하기 때문에 협업 일정을 잡기 좋다는 장점이 있습니다. 이 근무 방식을 선택한다면 회사에서는 사무실 공간을 기존 사이즈대로 유지해야하기 때문에 전기나 기타 소모품 비용을 제외한 고정비는 줄어들지 않습니다.

조직 단위별 스케줄 모델

사무실 근무와 재택근무 요일을 개별 팀 단위로 자율적으로 정할 수 있도록 하는 업무 모델입니다. 최소한 팀 단위로는 동일한 날에 사무실에 모여 협업할 수 있다는 특징이 있으며, 팀별로 출근하는 요일이 다르기 때문에 물리적인 사무실 공간을 일부 축소하는 것이 가능합니다.

교차 스케줄 모델

직원들의 사무실 근무 요일뿐만 아니라 시간까지 지정하도록 하는 업무 방식으로 교대 근무가 이루어지는 회사의 하이브리드 워크에 적합합니다.

2) 유연한 스케줄 (Flexible schedules)

유연한 스케줄은 말 그대로 정해진 규칙 없이 직원들이 원하는 때에 재택근무 혹은 사무실 근무를 할 수 있도록 허용합니다. 이 방식은 업무 스케줄을 결정하는 주체가 회사나 팀 단위가 아닌 개인에게 주어진다는 데 가장 큰 특징이 있습니다. 유연한 스케줄은 공간에 대한 유연함이 될 수도 있고, 시간에 대한 유연함이 될 수도 있습니다.

회사에서 사무실의 크기를 줄임으로써 고정 지출을 낮추고 싶다면 책상 예약 시스템을 만들어 이 방식을 적용하는 것도 가능합니다. 예약 시스템의 단점은 예약 상황에 따라서 직원이 사무실에서 근무하고 싶은 날에 근무를 못하는 날이 있을 수도 있다는 것입니다.

만약 업무 시간대에 유연함이 있는 근무 방식을 적용한다면 재택근무를 하는 요일에 오전 8시부터 정오까지 일하고, 오후 3시부터 7시까지 다시 일하는 식으로 근로자가 선택하도록 할 수 있습니다. 아니면 집중 업무 시간을 정해 해당 시간에는 모두가 근무를 하도록 하고, 그 외에는 유연하게 개인이 정하도록 하는 것도 가능합니다.

하이브리드 워크

효율적으로 하이브리드 워크 스케줄 관리하는 방법

같이, 또 따로 일하는 방식인 하이브리드 워크에서 효율적으로 스케줄을 관리하는 방법은 다음과 같습니다.

1) 사무실에서 할 수 있는 일을 조정하기

기업들이 재택근무에서 하이브리드 워크로 정책을 바꾸고 있는 가장 큰 이유 중 하나는 대면 협업일 것입니다. 실제로 하이브리드 워크를 효율적으로 하기 위해서 중요한 것은 사무실에서 같이 일할 때 효율을 낼 수 있는 업무들을 최대한 활용하는 것입니다.

직원 개인이 근무 요일이나 시간을 정하는 자율적인 방식을 활용한다고 하더라도 사무실에서 해야하는 팀 공동 업무가 있다면 미리 설정하도록 하세요. 팀원들이 대면 근무와 원격 근무를 선호하는 요일에 대한 설문조사를 하고 수집한 정보를 바탕으로 팀에 맞는 일정을 잡을 수 있습니다.

2) 직원 간 관계 형성에 신경쓰기

근로자의 41%가 리모트 워크를 할 때 고립감을 느끼기 쉽다고 합니다. 사무실에서 얼굴을 보고 일하는 것 자체만으로도 이를 해결하기에 충분히 가치가 있죠. 동료들끼리 함께 보내는 시간을 잘 활용하는 것이야말로 하이브리드 워크를 더 가치있게 합니다.

팀이 사무실에 있는 날에 브레인스토밍 세션과 같은 협업 업무를 하거나 유대감을 형성하기 위해 팀 점심, 커피챗, 해피 아워 등의 팀 행사를 마련할 수도 있습니다.

하지만 사무실에서만 유대감을 쌓을 수 있는 건 아닙니다. 원격근무 중 화상 미팅을 통해서도 얼마든지 기회를 만들 수 있습니다.

3) 투명성과 신뢰를 기반한 문화 만들기

하이브리드 근무 방식에서는 동료들을 매일 볼 수는 없습니다. 물리적으로 멀리 떨어져있으면서도 팀워크를 유지하는 데 투명성과 신뢰가 꼭 필요합니다. 팀원들이 무엇을 하고 있는지 아는 것도 중요하지만, 설령 어떤 일을 하고 있는지 볼 수 없더라도 일하고 있음을 믿을 수 있는 것을 의미합니다.

투명성과 신뢰를 증진시킬 수 있는 방법은 다음과 같습니다.

- 업무 캘린더를 공개하고 업무 집중을 위한 시간을 따로 냅니다. 그렇게 함으로써 팀원들이 업무 미팅을 요청할 수 있는 시간이 언제인지 쉽게 확인할 수 있고, 업무 집중 시간에는 빠르게 답변을 받을 수 없다는 것을 미리 인지할 수 있기 때문이죠.
- 어떤 소통 방식을 선호하는지 알려주는 것도 방법입니다. 슬랙 메시지보다 이메일을 선호하는지도 이에 포함될 수 있습니다. 캘린더나 슬랙과 같은 앱에서 상태를 설정하여 업무 협업 가능 시간이나 업무 집중 시간을 알려줄 수도 있습니다.
- 언제부터 언제까지 일하는지 설정하고 알리는 것도 필요합니다. 그리고 업무 종료 시간 이후에는 연락을 하지 않는 것을 기본으로 해서 수시로 받는 업무 연락으로 인한 스트레스를 받지 않도록 합니다.
- 마이크로 매니징(관리자가 직원들을 지나치게 업무 관리 및 감독하는 것)을 피하는 것도 꼭 필요합니다. 하이브리드 워크 일정에 대한 지침을 설정했다면 어디서 일하는지, 무엇을 하는지 하나하나 신경쓰기 보다는 우선 직원들을 믿어야 합니다.

많은 직장인들이 사무실보다 집에서 더 집중이 잘 되고, 출퇴근에 드는 시간이 줄어들면서 삶의 질도 높아진다는 것은 많은 연구를 통해서 드러났습니다. 하지만 이제 엔데믹으로 들어서면서 하나둘 사무실 복귀가 현실화되고 있습니다. 동료와 협업하고 소통하는 기회가 늘어난 것은 분명한 장점이 되기도 하지만 재택근무를 벗어나면서 업무 효율성이나 집중도는 낮아질 우려도 있습니다.

각각의 장점을 취하고 단점을 보완하기 위한 대안으로 하이브리드 워크가 떠오르고 있는만큼, 업무 일정을 스마트하게 설계하는 것으로 장점을 최대로 높일 수 있는 데 도움이 될 수 있을 것입니다.

편집 Flexwork

출처 Asana

하이브리드 워크 회사가 꼭 알아야 할 효율적인 업무일정 관리 팁